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宁波市民政局 宁波市档案局关于规范地名档案管理的实施意见(甬民发〔2021〕78号)
发布机构: 信息来源: 发布时间:2021-07-17 16:15:25
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市有关部门,各区县(市)民政局、档案局,宁波杭州湾新区社会事业发展局,大榭开发区民政与社区管理局,宁波国家高新区、东钱湖旅游度假区社会事务管理局:

为加强地名档案的管理,维护地名档案的系统、完整和安全,促进地名档案管理科学化、制度化、规范化,充分发挥地名档案的作用,根据《中华人民共和国档案法》《民政部 国家档案局地名档案管理办法》《浙江省地名管理办法》和《宁波市地名管理条例》,结合我市实际,现就进一步规范地名档案管理提出以下实施意见。

一、总体要求

充分认识地名档案管理是地名工作的重要组成部分,是进行地名管理、推行地名标准化、开展地名研究的基础。各地各有关部门要高度重视地名档案管理工作,运用新技术、新方法、新手段收好、管好、用好地名档案,抓好新形势下地名档案数字化管理,保证地名档案有效形成、有效积累、有效管理,充分发挥地名档案在城市建设、数字化改革中的重要作用。

二、主要内容

(一)地名档案的范围

地名档案是指在地名管理工作中形成的具有保存价值的记载各个地理实体的标准名称及其它相关信息的文字、图表、声像等材料。地名档案包括纸质档案和电子档案。

1.地名审批、门牌编制过程中形成的申报、审批材料:

①地名审批档案,包括:申请表、建设工程规划许可证、总平面图、地名批复文件等;

②住宅区(建筑物群)门牌编制档案,包括:申请表、建设工程规划许可证、总平面图、地名批复文件、统一社会信用代码证等;

③其他类形成的档案可参照①②。

2.地名调查(包括普查、补查和资料更新)的原始记录、补充调查记录和收集的考证材料等。

3.地名照片、宣传片、纪录片等声像材料。

4.地名普查成果表、地名卡片、地名文字概况、地名补查和资料更新成果表及地名图的原始稿、审定稿、正本(成图)。

5.《地名录》、《地名志》、《地名词典》、编印的地名文化书籍及各种资料汇编的原始稿、审定稿、出版本(包含电子稿)。

6.本单位编印的地名刊物的审定稿和出版本(包含电子稿)。

7.地名译写书刊的原始稿、审定稿和出版本(包含电子稿)。

8.各种地名图的审定图和成图。

9.地名标识等其他地名工作中应该保留的材料。

(二)地名材料的归档要求

1.地名材料应于每项工作告一段落或结束后整理归档。

2.地名材料以县(市)、市辖区为整理单位,按照一名一卷或多名一卷整理,并结合行政区划和地名类别排列。

3.地名文字概况与地名表应装订成册,地名卡片应装入卡片柜或卡片箱、盒,地名图应采用图筒或专用柜等方法妥善保管。

4.地名照片纸质版按照《照片档案管理规范》的要求管理,地名照片电子版、影像资料等通过移动硬盘、U盘、光盘等介质留存。

5.地名普查成果、地名补查和资料更新成果应按《全国地名普查若干规定(试行)》和《全国地名补查和资料更新工作方案》整理归档,并按照有关规定逐级上报。

6.应当将地名档案按照《纸质档案数字化规范》进行数字化,进入市级标准地名地址库。

7.归档的文件材料要完整、准确,分类清楚,组卷合理,装订牢固。遵循文件形成规律,保持文件之间的有机联系,便于保管和利用。

8.地名材料由形成部门负责整理。设有地名档案管理机构(如地名档案馆)的地方将地名档案保存在地名档案管理机构。没有地名档案管理机构的,可交由本单位管理档案的部门统一规整,单独保管。在保存一定年限后,按国家有关规定移交同级国家综合档案馆,归档移交时双方应严格履行交接手续。

9.地名档案永久保管。

(三)地名档案的查询和使用

边境地区标有准确经纬度的地名档案应定为秘密级。尚未公开的地名录、地名志和地名资料汇编等应定为内部使用。

其他非涉密地名档案,按照数字化改革要求,提供地名信息查询服务。

有条件的地方可积极开展档案的编研工作,编制各种检索工具,研究分析档案的利用效果,总结推广档案利用的先进经验。

三、职责分工

档案主管部门要统筹规划、组织协调,做好日常监督和指导工作。

民政部门作为地名档案业务主管部门要做好地名材料的收集、整理和保管工作,实行统一指导、分级管理。

交通、科技、体育、文广旅游、水利、住建、自然资源规划、农业农村、林业等有关专业主管部门应当按照各自职责,做好专业地名档案管理工作。

乡镇人民政府、街道办事处做好本辖区内的地名档案管理工作。

大榭开发区、宁波国家高新区、东钱湖旅游度假区、宁波杭州湾新区管委会按职责做好地名档案管理工作。

四、保障措施

(一)加强组织保障。各地各部门要提高认识、深化服务、加强组织保障。各级地名主管部门要指定专门人员做好地名档案管理工作,档案主管部门要予以配合、指导,加强业务培训,提升基层地名档案管理工作水平。有条件的地方可开设专门的地名档案室(馆),并配备必要的设施和设备。

(二)加强经费保障。各地各有关部门应切实保障地名档案管理过程中的经费支出,将地名档案管理经费纳入年度工作经费预算。

(三)加强技术保障。各级地名主管部门应为地名档案管理创造必要的条件,根据数字化改革要求,实现地名档案数字化管理。以宁波市标准地名地址库建设为契机,在地名数字系统中设置档案数据库,并预留传输接口,待条件成熟时,与同级档案部门实现数据档案实时或定时输送。


宁波市民政局     宁波市档案局

2021年7月12日

(此件公开发布)

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